EastEnd-Arts
print

10 tips voor een betere e-mail etiquette

Het sturen van e-mails naar klanten, prospecten, medewerkers en andere contacten is de normaalste zaak van de wereld: nieuwe mail, stukje typen en send! Maar wie met een aantal simpele dingen rekening houdt kan zijn of haar communicatieve kwaliteiten verbeteren.

Onderstaande tips helpen je om op een efficiënte en professionelere manier je e-mails op te maken maakt en te versturen.

Wees informeel, maar niet slordig
Je bericht draagt bij aan het imago dat je bedrijf of organisatie aangemeten wordt. De gangbare spelling en grammatica kunnen best gerespecteerd worden, zeker bij externe communicatie.

Houd het kort en krachtig
Het doel van het versturen van een e-mailbericht is doorgaans om op een korte en duidelijke manier een boodschap over te brengen. Beperk het aantal e-mails en probeer, indien mogelijk, onderwerpen samen te voegen.

ZET NIET ALLES IN HOOFDLETTERS!
Gebruik hoofdletters waar het moet, en niet waar het niet moet. Alles in kleine letters schrijven geeft een lome indruk, wanneer je alles in hoofdletters zet lijkt het alsof je roept. Eventueel plaats je belangrijke kernwoorden in het vet.

Gebruik CC en BCC wanneer het past
Bij het verzenden van een e-mail aan een kleine groep personen gebruik je best geen BCC maar een CC, waar elke ontvanger ziet wie het bericht heeft ontvangen. dit komt het onderlinge vertrouwen alleen maar ten goede. Wanneer je een e-mail naar een grote groep (onderling onbekende) mensen uitstuurt doe je het best wel met een BCC, zo spreid je geen e-mailadressen van je contacten tentoon.

Onthoud dat e-mail openbaar is
Ook al stuur je een bericht naar één ontvanger, je hebt nooit de garantie dat de verspreiding van het bericht daar eindigt. Een al dan niet opzettelijke forward of een reply met extra mensen in kopie kunnen ervoor zorgen dat de hele historiek van je conversatie publiek gemaakt wordt. Zet in je e-mail alleen wat je ook op een postkaart zou schrijven.

Wees spaarzaam
Stuur enkel een e-mail naar personen die er belang bij hebben om het bericht te ontvangen. Gebruik de "reply all"-functie enkel als je bericht ook voor de andere ontvangers een meerwaarde kan betekenen.

Maak correct gebruik van de onderwerpregel
Gebruik de onderwerpregel om met enkele woorden duidelijk te maken waarover je bericht gaat. Voor interne communicatie kan je een lijst met afkortingen gebruiken om je onderwerpregel efficiënter te gebruiken.

Stuur geen kettingen, virussen en junk mails
Let op met alarmerende berichten waarin gevraagd wordt om ze dringend door te sturen naar al je contacten om ook hen te waarschuwen. Een snelle zoektocht op Google of contact opnemen met je IT-dienst kan meestal voor verduidelijking zorgen. Stuur geen ongevraagde "funny mails" naar mensen waarvan je niet zeker weet dat ze het kunnen appreciëren.

Let op met ironie en sarcasme
De ontvanger van je e-mail kan je niet horen of zien en kan het non-verbale aspect van je boodschap moeilijk inschatten. Opgelet met een goed bedoelde ironische opmerking dus, deze kan makkelijk misbegrepen worden. Gebruik geen e-mail wanneer er gevoelige, emotionele of uiterst vertrouwelijke onderwerpen besproken moeten worden.

Vermeld je contactinformatie
Gebruik een automatische handtekening met je naam, functie en contactgegevens. In sommige gevallen wil de ontvanger van je bericht via een ander kanaal reageren dan per email.

Heb je nog tips over e-mail-etiquette? Wij horen het graag!
 


Artikelen laatste nieuwsbrief

Hierover twitterden we »
Websites met beveiligde verbinding stijgt » Google wil tienduizend mensen inzetten »
Wat je als marketeer moet weten over AVG »
AdWords advertenties 50% groter »
Efteling in Google Street View »

Onze Nieuwsbrief

Via onze nieuwsbrief houden wij u regelmatig op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen bij EastEnd-Arts en de voor u rele­vante informatie op het gebied van internet.

Eastend nieuwsbrief